Taką usługę można zlecić poza firmę. Pozwoli to oszczędzić zarówno czas, ale także koszty. Jednocześnie, dzięki takiemu rozwiązaniu możemy zwiększyć efektywność pracy, a także efekty i zyski.
Kancelaria pocztowa to rozwiązanie, które można dostosować do potrzeb i oczekiwań firmy. Obsługę korespondencji można bowiem podzielić względem działów, kategorii lub ilości. Najlepiej jednak przekazać firmie prowadzącej kancelarię całą korespondencję. Takie rozwiązanie pozwoli na przeniesienie odpowiedzialności za ogarnięcie danego tematu, a także na uporządkowanie korespondencji. Firmy zajmujące się prowadzeniem takich kancelarii, mają doświadczenie w odpowiednim katalogowaniu listów i pism, dzięki czemu w każdej chwili można odnaleźć poszukiwany dokument. Obsługa kancelarii opiera się też na odpowiednim zarządzaniu pocztą wychodzącą, a także kontaktami z pocztą, kurierami czy transportem korespondencji. Kancelaria pocztowa zajmuje
się tym.
Do niewątpliwych zalet należą prostota w organizacji kancelarii, ale także optymalizacja kosztów w firmie. Dzieje się tak, ze względu na koszty administracyjne, ale też koszty zewnętrzne - opłaty pocztowe czy kurierskie. Ważne jest także to, że firma na każdym etapie zapewnia bezpieczeństwo przechowywania i przesyłania danych. To istotne, jeżeli nie chcemy, żeby nasze pisma trafiły w nieodpowiednie ręce. Dodatkowo kancelaria musi działać sprawnie, tak żeby jak najszybciej przesyłać pisma, ale też je odpowiednio katalogować. Jej działanie ma być tak dobre, żeby pracownicy z innych działów mogli jeszcze lepiej i szybciej wykonywać swoją pracę.
Firmy, które zmagają się z liczbą korespondencją powinny zainwestować w taką kancelarię pocztową. To inwestycja, która na pewno szybko się zwróci - usprawniając i porządkując prace w firmie.
|
